CONTEÚDO DETALHADO DA FORMAÇÃO
Formação em Gerenciamento Administrativo Financeiro para Postos de Combustíveis
Dia 1 – Fundamentos da Gestão e Organização Administrativa
Módulo 1 – Fundamentos da Gestão de Postos de Combustíveis
-Panorama do setor de combustíveis e tendências de mercado.
-Tipos de postos e modelos de negócios: posto único, rede, bandeirados e bandeira branca.
-Estrutura organizacional e operacional de um posto de combustíveis: funções, responsabilidades e integração entre os setores.
Módulo 2 – Gestão Administrativa e Controle de Processos
Organização e Padronização de Rotinas Administrativas
-Mapeamento das atividades administrativas: definição de responsáveis, prazos e métodos de execução.
-Elaboração do calendário de rotinas administrativas, considerando atividades diárias, semanais, mensais e anuais.
-Padronização de processos, criação de checklists e definição de controles internos.
-Gestão e controle de documentos administrativos: contratos, fornecedores, notas fiscais, arquivos físicos e digitais.
Gestão de Estoques, Compras e Prevenção de Perdas
-Controle de estoque de combustíveis, lubrificantes e produtos de conveniência.
-Processo de compras e recebimento de mercadorias: fluxo de notas fiscais e validação dos serviços prestados.
-Controle de perdas e quebras: monitoramento, prevenção e registro adequado das ocorrências.
-Manutenção preventiva e corretiva de equipamentos e instalações.
-Compliance e cumprimento das obrigações administrativas e financeiras aplicáveis ao setor de combustíveis.
Dia 2 – Gestão Financeira Aplicada e Precificação
Módulo 3 – Gestão Financeira Aplicada
Estruturação e Controle das Rotinas Financeiras
-Organização do setor financeiro: definição de fluxos, funções e responsabilidades.
-Controle de contas a pagar: processos de lançamento, validação, agendamento e execução segura de pagamentos.
-Controle de contas a receber: lançamento correto de vendas a frotistas, cartões e abastecimentos a prazo.
-Conciliação bancária: procedimentos para garantir a correspondência entre registros internos e extratos bancários.
-Fluxo de caixa: planejamento, acompanhamento e gestão de entradas e saídas financeiras.
-Cálculo e controle do capital de giro necessário para a operação.
Gestão de Custos, Precificação e Indicadores Financeiros
-Análise da estrutura de custos e despesas operacionais.
-Interpretação da Demonstração do Resultado do Exercício (DRE): margens, receitas, custos, despesas e resultado final.
-Formação de preços de venda: estratégias baseadas em custos, margens e análise de concorrência, evitando guerra de preços.
-Monitoramento de indicadores financeiros (KPIs): ticket médio, rentabilidade, margem de lucro, giro de estoque, inadimplência e prazos médios de pagamento e recebimento.
-Controle e otimização de despesas: aplicação de técnicas para redução de gastos e melhoria da eficiência financeira.
Dia 3 – Recebíveis, Pagamentos, Atendimento e Integração com Contabilidade e Operação
Módulo 4 – Gestão de Recebíveis, Pagamentos e Atendimento Administrativo
-Gestão de pagamentos e recebimentos: boas práticas para assegurar a fluidez e a segurança no fluxo financeiro.
-Conciliação de recebíveis (bancário e cartões) integrada ao processo de fechamento financeiro mensal.
-Atendimento administrativo a clientes: procedimentos para cobrança, resolução de dúvidas e negociações de acordos.
-Gestão de reclamações e desenvolvimento de ações para melhoria contínua no atendimento administrativo.
Relacionamento com Escritório de Contabilidade e Departamento Pessoal
-Definição de responsabilidades entre o setor administrativo interno, o contador e o Departamento Pessoal.
-Conferência de folha de pagamento, horas extras, adicionais e encargos trabalhistas, atuando como suporte ao processo, sem executar as atividades do RH.
-Rotinas de envio e recebimento de informações contábeis, incluindo documentos fiscais, fechamentos, DRE e impostos.
-Aplicação de checklist para validação das informações e comunicação eficiente com o escritório de contabilidade.
Relacionamento com a Liderança da Pista e Operação
-Integração entre os setores administrativo, financeiro e operacional, promovendo o alinhamento das informações e objetivos.
-Acompanhamento de metas comerciais, análise da performance da pista e produtividade dos frentistas.
-Dimensionamento da equipe operacional: planejamento de escalas de trabalho de acordo com o volume de vendas.
-Apoio do setor administrativo na mensuração e controle da produtividade e eficiência da operação.
Dia 4 – Organização dos Resultados e Entrega de Resultados para a Diretoria
Módulo 5 – Construção de Indicadores, Relatórios Gerenciais e Entrega de Resultados para a Diretoria
-Construção e acompanhamento dos principais indicadores financeiros e operacionais relevantes para postos de combustíveis, como margem de contribuição, inadimplência, despesas sobre receita, fluxo de caixa e giro de estoque.
-Organização do pacote mensal de relatórios financeiros, estruturando as informações de forma visual, objetiva e acessível para apresentação à diretoria.
-Elaboração do plano de desembolso de investimentos, organizando os pagamentos previstos e analisando seus impactos no fluxo de caixa da operação.
-Planejamento de investimentos: elaboração de projeções para novos aportes, aquisição de equipamentos, expansão, reformas e outras necessidades, sempre alinhadas à saúde financeira e ao fluxo de caixa da operação.
-Mapeamento do endividamento, consolidando todas as informações sobre financiamentos, parcelamentos e obrigações financeiras existentes na operação do posto ou da rede.
-Preparação e apresentação técnica de relatórios e resultados em reuniões periódicas com o dono ou a diretoria, fornecendo uma visão gerencial clara e estratégica.
-Entrega de análises e sugestões operacionais baseadas nos números, respeitando sempre o limite da função do gerente, sem ultrapassar as decisões estratégicas que são de competência da diretoria.
-Organização dos dados de apoio para embasar decisões estratégicas, auxiliando o dono ou a diretoria na tomada de decisão com informações consistentes e confiáveis.